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La Fondation Profa gagne en efficience grâce à une solution VoIP et Mobile

Mme Reymond Darot / Directrice / Fondation Profa

Situation

La fondation Profa, située dans le canton de Vaud et financée par l’Etat, active dans 6 domaines de consultations et conseils, avec environ 150 collaborateurs répartis sur 11 sites, dont une majorité de collaborateurs itinérants. Comme le souligne Madame Reymond Darot, directrice, Profa se trouvait face à la situation suivante:

téléphonie traditionnelle obsolète, PBX dispersés, avec des limites de fonctionnalités, impossibilité de passer des appels d’un lieu à un autre en interne, coûts importants, peu de flexibilité, collaborateurs itinérants.

services et emplacements des services - fondation Profa

Services et emplacements des services - fondation Profa

logo profa

Objectifs

Face à cette situation et afin de résoudre les problématiques mentionnées, pour Madame Reymond, les objectifs étaient donc de:

« converger, mettre en réseau tous les centres et consultations avec de la VoIP, regrouper toutes les fonctions support, offrir un service de réception téléphonique pour chacune des prestations, pouvoir transférer des appels en interne, simplifier les structures et la gestion du système, réduire les coûts, proposer une solution de mobilité et à la pointe de la technologie ».

Solution

Se basant sur une étude de marché, réalisée par un partenaire, des différents prestataires élisibles pour ce projet, le choix de la fondation s’est porté sur Connectcom, « pour le service proposé, la souplesse - adaptabilité à notre situation complexe- , ses prix – le prêt sans intérêt sur 3 ans proposé par Avaya – et  l’applicatif Solo.

La solution déployée a consisté en:

  • Interconnexion des sites par VPN reliés avec le central en VoIP
  • système de téléphonie IP avec intégration de la mobilité dans le réseau fixe
  • gestion et contrôle de tous les sites centralisés dans le centre administratif
  • téléphones distants reliés à la centrale
  • voicemail centralisée, fixe et mobile
  • IVR centralisé: ex: no d’Aigle: « presser le 1 pour une assistante sociale, le 2 pour … »
  • formation des administrateurs, qui permet la gestion autonome par le service IT de Profa

Fabricants: Avaya, Sosoftware (Solo mobile)

 

sosoftware logoLOGO Avaya

Mme Reymond - directrice fondation Profa- projet Connectcom

Mme Reymond - directrice fondation Profa- projet Connectcom

Bénéfices

Pour Madame Reymond, les avantages majeurs sont les suivants:

  • le fait d’être en réseau sur tout le canton
  • de pouvoir se transférer les appels en interne de et vers n’importe quel site
  • de pouvoir joindre plus facilement les collaborateurs itinérants, qui peuvent répondre avec leur mobile sur leur numéro fixe (Solo one number)
  • gain énorme en autonomie: le service informatique s’occupe de – presque – tout, plus besoin de faire appel sans arrêt à des intervenants externes
  • facilité et réduction des coûts des move and change: on peut ajouter un nouveau collaborateur, un nouveau site facilement , « c’est facile et vite fait de mettre des nouveaux appareils »
  • gain général en efficience, comme le souligne Madame Reymond elle-même.
  • Madame Reymond souligne également avoir suivi de près les coûts tout au long du projet, et qu’en 3 ans, tous les coûts ont été amortis.

En quelques mots, Madame Reymond détaille pour vous les avantages de la solution implémentée par Connectcom:

Et aussi Madame Berclaz, responsable de la communication, exprime leur satisfaction:

www.profa.ch